Cara Menulis Surat Untuk Segala Kejadian

2024 Pengarang: Francis Oldridge | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-16 20:41

Sudah lewat hari-hari ketika menulis surat adalah alat komunikasi pilihan antara rakan perniagaan, keluarga, rakan, dan pencinta bintang. Surat siput sebahagian besarnya adalah masa lalu tetapi melihat gaya hidup moden anda dan anda akan melihat bahawa seni kata yang ditulis jauh dari mati. Kemungkinannya, anda menghabiskan sebahagian besar kehidupan peribadi dan profesional anda untuk menyampaikan vitext atau e-mel, dan masih ada senario yang memerlukan surat berformat kuno (walaupun anda lebih cenderung menghantarnya melalui laman web seluruh dunia daripada anda untuk menampar setem di atasnya). Komunikasi sangat penting untuk setiap interaksi dan mengetahui bagaimana menggunakan nada yang betul dalam surat-menyurat bertulis adalah kemahiran penting sama ada anda menulis surat cinta atau surat pengunduran diri. Untuk membantu anda terus berada di landasan yang betul, kami telah mengumpulkan panduan ini tentang cara menulis surat untuk sebarang keadaan.

Tentukan Tujuan dan Khalayak Anda

Sebelum anda meletakkan pena ke kertas - atau lebih tepatnya, hujung jari ke papan kekunci - luangkan sedikit masa untuk memikirkan dengan tepat apa yang ingin anda capai dengan surat anda. Anda tidak akan bercakap dengan atasan anda dengan cara yang sama seperti anda bercakap dengan orang penting anda, jadi anda juga tidak boleh menulis kepada mereka dengan cara yang sama. Kumpulkan pemikiran anda sebelum anda mula menulis dengan bertanya kepada diri anda beberapa soalan mudah:

Kepada siapa Saya Menulis?

Adakah anda tahu orang yang anda tulis atau ini akan menjadi komunikasi pertama anda dengan mereka? Cara kita berkomunikasi antara satu sama lain berubah secara semula jadi semakin biasa kita jadi, jadi pastikan anda menilai hubungan anda dengan orang yang anda tulis sebelum anda mula. Ini akan membantu anda mengelakkan diri daripada kelihatan terlalu santai atau terlalu ringkas untuk keadaan ini.

Apa yang saya cuba capai?

Adakah anda mengikuti wawancara kerja atau menulis surat percutian kepada keluarga anda? Sama seperti hubungan anda dengan penerima surat anda, begitu juga konteks di mana anda menulisnya. Anda harus selalu memastikan komunikasi profesional hanya - profesional - walaupun anda mempunyai persahabatan dengan rakan sekerja atau rakan perniagaan yang anda kirimi surat. Fikirkan komunikasi profesional sebagai sebahagian daripada profil profesional keseluruhan anda. Anda tidak mahu e-mel yang malas, kasar, atau terlalu kasual kepada rakan anda di jabatan perakaunan di profil LinkedIn anda, jadi anda juga tidak menginginkannya di peti masuk anda. Sebaliknya juga berlaku; jika anda menulis surat terima kasih kepada gam-gam kecil anda yang manis, perkara terakhir yang ingin anda lakukan adalah seperti mengadakan mesyuarat perniagaan. Ingatlah matlamat anda semasa anda menyusun surat anda dan meletakkan diri anda di tangan penerima.

Adakah Saya Mempunyai Semua Maklumat yang Perlu Saya Kemukakan?

Ini sangat penting dalam komunikasi perniagaan. Sebilangan besar daripada kita telah menerima rentetan susulan e-mel yang panjang kerana pengirim tidak mempunyai semua fakta sebelum mereka menghantar. Jangan menjadi orang yang menghantar lima e-mel apabila seseorang akan melakukannya. Etika e-mel aliran kesedaran yang tidak teratur ini kelihatan paling menjengkelkan dan membingungkan dan tidak profesional yang paling teruk. Sekiranya anda mempunyai banyak maklumat penting untuk disampaikan secara bertulis, catat senarai buletin semua yang anda perlu sampaikan sehingga anda dapat memastikan bahawa anda telah merangkumi semua perkara sebelum anda menghantar.

Cari Masa untuk Memformat

Pemformatan sangat penting dalam komunikasi formal, baik untuk menampilkan diri secara profesional dan menyampaikan maklumat secara logik. Kami cenderung bekerja dengan lebih cepat ketika kami berkomunikasi dengan perniagaan, organisasi, atau rekan kerja kerana komunikasi tersebut terjadi pada waktu yang terhad. Oleh itu, penting bagi anda untuk mendapatkan pandangan anda dengan cepat dan jelas - yang lebih mudah dilakukan dengan pemformatan.

Cara Menulis Surat Profesional

Surat Sampul; Surat perletakan jawatan; Surat rujukan; Surat Syor, Minat, atau Niat, dll

Anda mungkin biasa dengan susun atur surat rasmi standard, walaupun anda belum menulisnya sendiri. Sebilangan besar perniagaan dan organisasi mengikuti format ini kerana mudah dikenali dan diimbas. Templat surat rasmi tersedia secara meluas dan termasuk dalam kebanyakan program pemprosesan kata. Anda juga boleh memilih untuk membuat sendiri dari awal atau menyesuaikan templat huruf untuk penggunaan berulang. Berikut adalah beberapa perkara penting yang perlu diingat ketika menulis dan memformat surat rasmi:

1. Gunakan tajuk. Sekiranya anda menghantar e-mel dalaman kepada rakan sekerja atau ahli pasukan, kemungkinan alamat mereka dengan nama depan mereka adalah baik, tetapi ketika anda berkomunikasi dengan perniagaan, organisasi, atau hubungan profesional di luar atau lebih tinggi di syarikat anda, anda tidak boleh mengatasinya hanya dengan nama depan mereka sahaja.

2. Jauhilah ucapan tidak rasmi. Mulakan surat anda dengan "Sayang …" (jangan gunakan "Hai", "Halo", atau ucapan serupa) dan alamatkan penerima dengan tajuknya dan sama ada nama penuh atau nama belakang mereka (misalnya: "Dear Mr. John Smith, "atau" Dr. Johnson yang dihormati "). Sekiranya anda belum mempunyai hubungan di organisasi yang anda kirimi surat, periksa laman web untuk melihat apakah anda dapat mencari nama dan tajuk orang yang berkenaan. Sekiranya anda tidak dapat menemukan nama individu, alamatkan ke jabatan atau kumpulan yang sesuai (iaitu, "Dear The Manual Staff," atau "Dear Editorial Team"). Sekiranya anda benar-benar tidak dapat menentukan orang atau jabatan yang tepat untuk dihubungi, anda boleh menggunakan "Kepada Siapa Yang Boleh Diperhatikannya", tetapi ketahuilah bahawa ini mungkin bermaksud surat anda harus disalurkan kepada orang yang tepat sebaik sahaja tiba, yang boleh mengakibatkan tindak balas yang ditangguhkan.

3. Sertakan tarikh. Sekiranya surat anda akan terkandung dalam badan e-mel, pelanggan e-mel anda akan menandakannya dengan tarikh dan waktu, tetapi jika anda menghantar surat anda sebagai lampiran atau melalui surat, termasuk tarikh di bahagian atas akan membantu anda berdua dan penerima mengesan masa yang tepat untuk menindaklanjuti.

4. Memudahkan anda menghubungi anda. Pastikan anda memberikan nama anda (pertama dan terakhir, termasuk tajuk pilihan anda) dan maklumat hubungan anda. Sekiranya anda mengirim surat fizikal atau salinan digital surat berformat, sertakan alamat dan nombor telefon anda di bahagian atas sehingga dapat diakses dengan segera oleh penerima. Semasa menghantar e-mel, anda mungkin menganggap bahawa alamat e-mel anda di medan "Dari" sudah cukup, tetapi sebenarnya anda tidak tahu bagaimana penerima lebih suka menindaklanjuti anda. Buat tandatangan e-mel profesional yang merangkumi nombor telefon, alamat, dan profil rangkaian sosial yang relevan di mana anda selesa dihubungi.

5. Gunakan bahasa formal. Di luar penghilangan penjelasan yang jelas atau bahasa yang terlalu santai, ini juga bermaksud tidak menggunakan kontraksi (iaitu, "Saya tidak akan menghadiri mesyuarat suku ini" berbanding dengan "Saya tidak akan berada di sana").

6. Jangan menguburkan lede. Komunikasi profesional memerlukan kecekapan, jadi pastikan anda sampai ke titik utama surat anda secepat mungkin. Lebih baik surat anda menjadi setengah halaman yang ringkas daripada cuba membentangkannya ke halaman penuh dengan pengisi.

7. Proofread, kemudian proofread semula. Program seperti Microsoft Word mempunyai pemeriksa ejaan dan tatabahasa terbina dalam, dan program tersebut semestinya selalu menjadi hantaran pertama anda dalam proses pembuktian. Selalunya, mereka bahkan akan memberikan cadangan untuk menjadikan surat anda lebih ringkas dan tepat, yang sangat membantu ketika menulis surat rasmi. Terdapat juga alat dalam talian seperti Tatabahasa yang dapat membantu anda dalam pembuktian awal anda. Walau bagaimanapun, jangan berhenti pada satu masa melalui pemeriksaan ejaan; anda juga harus membaca sendiri surat anda secara keseluruhan untuk memeriksa kesilapan. Petua profesional: Baca surat anda dengan lantang kepada diri sendiri atau membacanya ke belakang (dari kata terakhir hingga yang pertama) untuk membantu anda menangkap kesalahan ketik atau ungkapan yang pelik. Sekiranya ini adalah sesuatu yang sangat penting, perhatikan juga kedua.

8. Bersikap baik, tetapi profesional. Anda pasti tidak mahu menyimpulkan surat kepada pelanggan dengan "Love ya!" tetapi itu tidak bermakna anda perlu sejuk dan steril. Akhiri surat anda dengan lebih dekat (dikenal dalam lingkaran kata-kutu buku sebagai pengakuan) seperti "salam hormat", "terima kasih atas masa anda," "dengan hormat," atau "harapan terbaik" untuk menambahkan kehangatan surat tanpa melintasi garis.

9. Taipkannya. Di dunia hari ini, tidak ada jalan keluar: jika anda menulis surat perniagaan rasmi, anda akan kelihatan tidak profesional. Sentuhan yang bagus juga untuk mencetak sampul surat daripada menanganinya.

10. Menahan keinginan untuk kreatif. Jangan cuba mempertaruhkan surat anda dengan warna-warna aneh atau fon mewah. Kami gembira kerana anda merasa berseni, tetapi korespondensi profesional biasanya bukan masa atau tempat. Ikuti piawaian, seperti Times New Roman dan hitam-putih lama.

Cara Menulis Surat Peribadi

Surat Cinta, Surat Terima Kasih, Surat Maaf, dll

Surat peribadi adalah tempat anda boleh meregangkan sayap dan membuat jus kreatif mengalir. Walaupun sentuhan khas cenderung dihargai dalam surat peribadi, masih ada beberapa panduan yang harus anda ingat.

1. Jangan terlalu singkat. Anda tidak mahu bertele-tele selama tiga halaman sebelum sampai ke inti mesej anda, tetapi senang untuk memasukkan perbualan santai dalam surat peribadi untuk menunjukkan kepada penerima bahawa anda mengambil masa tambahan untuk berhubung dengannya. Sekiranya anda belum bercakap dengan penerimanya, isikan hidup anda dan tanyakan kepada mereka tentang mereka. Sekiranya anda mengucapkan terima kasih kepada mereka untuk sesuatu, ambil beberapa garis panduan untuk menjelaskan maksudnya bagi anda. Bergantung pada konteksnya, mungkin sentuhan yang bagus untuk memasukkan humor ke dalam surat itu.

2. Gunakan ucapan santai. Sama seperti pelik untuk memulakan surat kepada bos anda dengan "Yo Ted", sama anehnya untuk memulakan surat kepada ibu anda dengan "Puan Carol Jackson yang dihormati." Sangat sesuai untuk menghubungi penerima surat peribadi dengan nama depan mereka - atau bahkan nama panggilan jika anda sangat dekat - dan mulakan dengan ucapan yang lebih santai seperti "Hai" sebagai pengganti "Sayang" yang harus anda gunakan dalam komunikasi profesional.

3. Tanamkan kreativiti tanpa mengorbankan kebolehbacaan. Fon funky dan palet warna yang kuat yang tidak dapat anda gunakan dalam surat perniagaan terakhir anda mungkin terdapat di rumah dengan surat peribadi anda. Walaupun anda tidak mahu mengubah huruf anda menjadi sedikit skrip mikroskopik dan warna yang menjengkelkan mata, adalah baik untuk menghilangkan profesional anda yang lurus dan bersenang-senang. Sekiranya anda menghantar surat mel visnail, menulisnya adalah cara kuno adalah sentuhan yang bagus, dengan syarat tulisan tangan anda tidak terganggu oleh awal ayam yang hancur oleh berlakunya teknologi.

Pada waktu ketika nampaknya semua orang lebih suka mengirim teks tiga kata melalui komunikasi yang dilanjutkan, penyusunan surat dapat terasa menakutkan atau bahkan menakutkan. Tetapi jika anda mengikuti garis panduan ini, penulisan surat anda akan tepat untuk sebarang keadaan.